Pengertian Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi adalah surat yang dibuat oleh seorang pimpinan atau pejabat tertentu yang berisi keterangan tentang keadaan pribadi seseorang berdasarkan data-data autentik yang ada karena diminta sendiri oleh pihak yang bersangkutan untuk kepentingan pribadinya. Rekomendasi dapat
di berikan oleh pimpinann perusahaan berdasarkan cacatan pembukuan perusahaannya. Rekomendasi dapat juga di berikan oleh perseorangan yang di berikan kepada seseorang yang memerlukannya, misalnya untuk melamar pekerjaan.

Surat rekomendasi mirip sekali dengan surat keterangan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat rekomendasi yang membedakannya dengan surat keterangan.

a. Obyek yang diterangkan dalam surat rekomendasi adalah pihak kedua (yang meminta) yang merupakan alumni suatu sekolah, mantan pegawainya, atau mungkin juga masih aktif belajar atau bekerja pada lembaga atau instansi yang diminta surat rekomendasi.

b. Sifat ketrangan dalam surat rekomendasi adalah tidak rahasia karena surat tersebut diminta sendiri oleh dan diberikan kepada yang bersangkutan, sehingga yang bersangkutan dapat membaca dan mengetahui isinya.

c. Isi keterangan tentang pribadi seseorang yang biasanya merupakan hal-hal yang baru saja. Mungkin berkenaan dengan kecakapan, kelakuan, prestasi, atau yang lainnya.

Perbedaan referensi dan rekomendasi terletak pada ketidakrahasiaan rekomendasi. Jika referensi di peroleh dengan menunjukkan seseorang, rekomendasi di peroleh dengan meminta surat rekomendasi dari pemberi rekomendasi.

2. Manfaat Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi mempunyai beberapa manfaat berikut ini.

a. Bagi pihak yang meminta, surat rekomendasi berfungsi sebagai dukungan moral karena isinya membenarkan, menguatkan terhadap hal-hal yang baik saja.

b. Bagi pihak yang memberi, surat rekomendasi berfungsi sebagai sarana untuk menambah keakraban dan menjaga hubungan baik dengan pihak peminta.

c. Bagi pihak yang terkait (pihak ketiga), surat rekomendasi berfungsi sebagai alat untuk mengetahui identitas, kepribadian, atau karakter seseorang yang disebutkan didalamnya. Pada akhirnya surat rekomendasi dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan diterima atau tidaknya orang tersebut dalam komunitasnya.

3. Bagian-bagian dan Penyusunan Surat Rekomendasi

Secara garis besar surat rekomendasi mempunyai tiga bagian pokok.

a. Kepala surat rekomendasi, terdiri atas :

• Kop surat pada umumnya, biasanya dibuat lengkap beserta alamatnya,
• Kata petunjuk berupa kata “SURAT REKOMENDASI” yang biasanya ditulis simetris dengan huruf kapital semua,
• Nomor surat biasanya ditulis dibawah kata SURAT REKOMENDASI.

b. Tubuh/isi surat rekomendasi, terdiri atas:

• Pernyataan kesungguhan pihak yang menerangkan,
• Identitas pihak yang diterangkan, berupa nama, tempat/tanggal lahir, alamat, dan lain-lain yang dianggap perlu,
• Penjelasan tentang kepribadian, kelakuan, atau karakter orang tersebut,
• Klausul penutup, berupa harapan dapat dimanfaatkannya surat tersebut.

c. Kaki surat rekomendasi, terdiri atas:

• tempat dan tanggal dikeluarkannya surat,
• identitas penanggung jawab
• jabatan penanggung jawab,
• tanda tangan dan nama terang,

d. NIP, nomor anggota, atau sejenisnya

e. Cap/stempel.